時間効率化

取扱説明書の整理はデジタル保存がお勧めです(OneNote使用)

みなさんは、取扱説明書の管理をどのようにされていますか?

収納してもどんどん増えていくので管理が大変
いざ使うときに探すのが大変

そんなお悩みはありませんか?

ari
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そんな方に、「One Note」で管理する取扱説明書の整理術を提案します。

※この取扱説明書の管理はパソコンまたはスマートフォンを使用して行います。
またネット環境が必要になります。

取扱説明書のノートを作る前にすること

家にある取扱説明書を把握する

その中で使っていない機器の説明書、なくても困らない機器の説明書は破棄してしまいます。
保証書も期限が切れているものは破棄して大丈夫です。

取扱説明書をダウンロードする

Google検索などで、メーカー名と品番を入力、検索するとメーカーのホームページからダウンロードできます。

メーカーや品番によっては、ダウンロードできない場合もございます。

ダウンロードした説明書はクラウドに保存するため、OneNoteに保存した後は破棄してしまって大丈夫です。
パソコンが重くなるといった心配もないです。

取扱説明書のノートの作り方

OneNoteの始め方はこちらから確認できます。

ダウンロードしたファイルを保存する

左にある+ノートブックをクリックして、取扱説明書(タイトル)と入力します。

次に下部の+セクションをクリックして取説がある機器名を入力します。
(私はダウンロードできなかった機器名も入力しています)

+ページをクリックして、メモ欄にタイトルを入力します。

その下のスペースをクリックして(どこでもクリックできる)、上部のファイルをクリックします。

ファイルの印刷イメージを挿入すると、上の図のようにファイルを開いた状態で保存することができます。

すべてのダウンロードした取説を同様に保存していきます。

※ PDFファイルをダブルクリックするとダウンロードもできます。

ダウンロードできなかった冊子の保存方法

ちょっとした説明文の用紙やページ数が少ない冊子に関しては、写真をとって保存しています。

スマートフォンで写真を撮る

パソコンから挿入する場合

挿入から添付ファイルとして挿入をクリックする

スマートフォンから挿入する場合

  1. スマートフォンのOneNoteアプリを立ち上げる
  2. 写真を保存したいページを選択する
    (ノートブック選択、セクション選択、ノート一覧から選択する)
  3. 右上にある ・・・をクリックして設定編集と表示をクリックする
  4. 「写真をPDFとして保存する」をクリックする
  5. ノートのページに戻って、カメラのマークを選択
    (タイトルの下のスペースをクリックすると、キーボードが出てきます)
  6. 「ライブラリから」写真を選択して保存する
    写真がPDFファイルとして保存されます。

その他の使い方

保証書の期限を入力

保証書の期限を入力することで、期限切れの確認が楽にできる

ダウンロードできなかった取説はファイルに保存と記載

すべての取説のある機器をリスト化し、ファイルに保存と記載することで紐付けができる

その他の機能をメモ

取説に載っていないような機能をメモする

OneNoteに保存できなかった取説の管理

一括管理が好ましいのは分かっていますが、CDーROMの保存や保証書、ダウンロードできなかった取扱説明書は、別のファイルで保存しています。

私はキングジムの取扱説明書ファイルを愛用しています。

シートの幅があるため分厚い取説も楽に保管でき、CDーROMや保証書など別途収納ポケットがあるので便利です。

OneNoteで管理するまでは、2冊のファイルを使用していましたが、1冊で収まるようになりました。

一括管理ができないのが最大のデメリットですが、取説が多くて管理に困っている方にお勧めです。

[2020/7/7 追記]

この家電の取説整理術が、日経WOMAN2020年8月号の「なんでもリスト」で毎日がうまく回りだす!で紹介されました。
ありがとうございました。